ATO PGJ Nº. 3/2018

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ATO PGJ Nº. 3/2018

 

Institui e regulamenta a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos do Ministério Público do Estado de Alagoas.

 

 

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE ALAGOAS, no uso das atribuições conferidas pela Lei Complementar nº 15, de 22 de novembro de 1996,

 

 

CONSIDERANDO que a Constituição Federal estabelece em seu art. 23, inciso III, que é competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;

 

CONSIDERANDO que a Constituição Federal estabelece em seu art. 216, § 2º, que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

 

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, conforme prevê a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

 

CONSIDERANDO que a gestão de documentos abrange o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme prevê a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

 

CONSIDERANDO a necessidade de selecionar e avaliar os documentos de arquivo do Ministério Público do Estado de Alagoas, bem como de se instituir e regulamentar o processo de eliminação dos documentos destituídos de valor histórico e probatório;

 

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar as atividades de transferência e recolhimento de documentos de arquivo;

 

CONSIDERANDO, ainda, a Resolução Nº 158, de 31 de janeiro de 2017 do Conselho Nacional do Ministério Público, que instituiu o Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público – PLANAME e seus instrumentos;

 

 

RESOLVE:

 

 

 

CAPÍTULO I

 

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

 

Art. 1º Estabelecer a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos do Ministério Público do Estado de Alagoas.

 

Art. 2º São instrumentos arquivísticos de gestão documental:

 

I. Plano de Classificação de Documentos;

 

II. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

 

CAPÍTULO II

 

DOS CONCEITOS

 

 

Art. 3º Considera-se, para fins deste Ato Normativo:

 

I. arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que é objeto de consultas frequentes da unidade que o produziu, a quem compete sua gestão;

 

II. arquivo intermediário: conjunto de documentos originário de arquivos correntes, que são objeto de pouca ou nenhuma consulta e aguardam destinação final – eliminação ou recolhimento;

 

III. arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor;

 

IV. instrumentos arquivísticos: são instrumentos usados na gestão documental, fundamentais para a prática arquivística, como, por exemplo, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade;

 

V. plano de classificação de documentos: esquema de distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;

 

VI. tabela de temporalidade e destinação de documentos: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos;

 

VII. transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardam a destinação final – eliminação ou recolhimento;

 

VIII. recolhimento: é a ação de enviar documentos ao arquivo permanente, de acordo com seu valor histórico ou de prova;

 

IX. eliminação de documentos: destruição de documentos sem valor permanente previamente autorizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

 

X. descarte: destruição de cópias e minutas, não havendo necessidade de autorização prévia da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

 

XI. documentos especiais: documentos em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

 

 

CAPÍTULO III

 

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

 

Art. 4º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, a qual terá como finalidade orientar e deliberar sobre o processo de avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, em conformidade com os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MPAL.

 

Art. 5º A CPAD terá a seguinte composição:

 

I. Membro representante do MPAL no Comitê Gestor do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público – COPLANAME;

 

II. 1 (um) representante da Diretoria-Geral;

 

III. 1 (um) representante do Memorial Desembargador Hélio Cabral;

 

IV. Chefe da Seção de Gestão da Informação;

 

V. 4 (quatro) servidores, preferencialmente entre os bacharéis em arquivologia, biblioteconomia, história, direito, administração e da área de tecnologia da informação.

 

Parágrafo Único. O Procurador-Geral de Justiça designará os respectivos titulares e a presidência da CPAD.

 

Art. 6º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD compete:

 

I. implementar as diretrizes do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público (PLANAME), no âmbito do MPAL, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo;

 

II. estabelecer rotinas e procedimentos referentes ao controle da produção, avaliação, destinação, armazenamento e acesso de documentos produzidos e acumulados no âmbito do MPAL, baseados nas diretrizes do PLANAME;

 

III. propor ao Comitê Gestor do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público – COPLANAME alterações nos instrumentos arquivísticos de gestão documental;

 

IV. promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos do MPAL e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas;

 

V. incentivar a capacitação técnica, aperfeiçoamento e atualização dos profissionais que desenvolvam atividades de gestão documental no MPAL;

 

VI. fomentar a integração, a padronização de procedimentos e a modernização das atividades desenvolvidas nos arquivos institucionais;

 

VII. manter intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas a finalidades sejam relacionadas à gestão de documentos, para o compartilhamento de ações;

 

VIII. zelar pelo cumprimento da Política de Gestão de Documentos do Ministério Público e pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras;

 

IX. convidar representantes de outras unidades e/ou instituições para participarem, como colaboradores, das reuniões da Comissão;

 

X. propor ao Procurador-Geral de Justiça a criação de grupos de trabalho para realizar estudos técnicos, a fim de assessorar a decisão da Comissão.

 

Art. 7º É vedada a eliminação de documentos que integrem o acervo documental do MPAL, sem prévia consulta à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

 

Art. 8º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD deverá reunir-se, ordinariamente, uma vez a cada dois meses, a fim de tratar de suas deliberações e, extraordinariamente, por convocação do seu Presidente, sempre que necessário.

 

§ 1º As reuniões da CPAD poderão ser presenciais ou não presenciais.

 

§ 2º As reuniões não presenciais são aquelas nas quais as deliberações serão efetuadas por meio eletrônico.

 

Art. 9º Compete ao Procurador-Geral de Justiça aprovar os instrumentos arquivísticos de gestão documental, bem como autorizar a eliminação de documentos de acordo com os prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

CAPÍTULO IV

 

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

 

Seção I

Dos procedimentos

 

Art. 10. A eliminação de documentos no âmbito do MPAL ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, e será efetivada após a publicação do edital de ciência de eliminação de documentos e a elaboração da listagem e do termo de eliminação de documentos, observada a legislação vigente.

 

§ 1º Os documentos que forem cópias ou vias, cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê, poderão ser descartados na própria unidade sem a necessidade de serem submetidos ao processo de avaliação e seleção conduzido pela CPAD.

 

§ 2º Nos casos de sinistros envolvendo documentos, resultantes de casos fortuitos ou de força maior, quando não for possível recuperar as informações, o Procurador-Geral de Justiça poderá autorizar o descarte em caráter excepcional.

 

Art. 11. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos (LED) – Anexo nº 1 – e Termo de Eliminação de Documentos (TED) – Anexo nº 3.

 

Art. 12. A LED tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e conterá basicamente as seguintes informações:

 

I. Cabeçalho contendo a identificação do órgão, da unidade/setor responsável pela seleção, numeração da listagem e o número de folhas;

 

II. Quadro contendo os seguintes campos:

 

a) código (referente à classificação);

 

b) assunto (descritor do código);

 

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

 

d) quantificação e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

 

e) observações e/ou justificativas úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos;

 

f) mensuração total e datas-limite gerais;

 

g) informações da comprovação de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado – TCE, quando necessário;

 

h) nome e assinatura do chefe da unidade responsável pela seleção;

 

i) nome e assinatura do presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD;

 

j) nome e assinatura do Procurador-Geral de Justiça.

 

Art. 13. O TED tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:

 

I. data da eliminação;

 

II. nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;

 

III. indicação da LED e do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (ECED) – Anexo nº 2, bem como da informação relativa à publicação em periódico oficial;

 

IV. referência ao endereço eletrônico em que está disponível a LED, com a especificação dos conjuntos documentais eliminados;

 

V. mensuração dos documentos eliminados;

 

VI. indicação das referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados;

 

VII. datas-limite dos documentos eliminados;

 

VIII. nome do órgão produtor/acumulador dos documentos eliminados;

 

IX. nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação;

 

X. nome e assinatura do presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

 

Art. 14. O ECED tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter necessariamente as seguintes informações:

 

I. título, número e ano do edital;

 

II. identificação da autoridade signatária do Edital;

 

III. número e data dos atos legais e/ou documento Oficial que legitimam a eliminação;

 

IV. prazo para efetivação da eliminação, que deverá ser de 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes à publicação do edital;

 

V. indicação da unidade orgânica responsável pela eliminação;

 

VI. indicação do endereço eletrônico em que está disponível a LED;

 

VII. local e data do Edital;

 

VIII. indicação das referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados;

 

IX. indicação das datas-limite gerais; e

 

X. nome e assinatura do presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

 

Art. 15. A eliminação dos documentos será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação – com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida – com a supervisão de servidor designado para acompanhar o procedimento.

 

§ 1º A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

 

§ 2º Os resíduos recicláveis serão entregues à cooperativa conveniada, responsável pela coleta e destinação adequada dos resíduos recicláveis do MPAL.

 

Art. 16. Será autuado procedimento de gestão administrativa (anualmente), para registro e acompanhamento das eliminações.

 

Seção II

Das competências

 

Art. 17. Compete às unidades administrativas:

 

I. elaborar a LED e encaminhá-la à CPAD;

 

II. manter a documentação na unidade e aguardar a publicação do ECED no Diário Oficial do Estado;

 

III. providenciar a destruição dos documentos, mediante comunicado da CPAD.

 

Parágrafo único. A Seção de Gestão da Informação poderá solicitar à unidade que encaminhe os documentos relacionados na LED, para fins de conferência e análise pela CPAD.

 

Art. 18. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:

 

I. analisar a LED;

 

II. elaborar e publicar o ECED;

 

III. elaborar o TED;

 

IV. dar ciência às unidades administrativas e à Seção de Gestão da Informação, conforme o caso, sobre a autorização para eliminar os documentos.

 

CAPÍTULO V

 

DA GUARDA, CONSERVAÇÃO E ACESSO AO ACERVO

 

 

Art. 19. Os documentos custodiados pelo Arquivo do MPAL poderão ser objeto de desarquivamento, empréstimo, consulta ou extração de cópia.

 

§ 1º A solicitação de desarquivamento, de empréstimo, de consulta ou de extração de cópia deverá partir da unidade que efetuou o encaminhamento do acervo à unidade de arquivo.

 

§ 2º Os serviços de consulta e extração de cópia serão realizados, exclusivamente, nas dependências da unidade de arquivo.

 

§ 3º As solicitações de desarquivamento, de empréstimo, de fornecimento de cópias e realização de pesquisas serão respondidas pela unidade de arquivo no prazo de até 2 (dois) dias úteis, a partir da data do pedido.

 

§ 4º As solicitações ao Arquivo do MPAL deverão ser encaminhadas por meio de registro em sistema disponível na Intranet.

 

Art. 20. É vedada aos servidores vinculados à unidade de arquivo, sob pena de responsabilidade, a divulgação de qualquer ato, fato ou circunstância relacionados ao acervo, dos quais tenha conhecimento, em razão das atribuições do cargo e que deva permanecer, por imposição legal, em segredo de justiça.

 

Art. 21. Os documentos deverão ser transferidos à unidade de arquivo, devidamente organizados, identificados, classificados (de acordo com o Plano de Classificação de Documentos do MPAL) e acondicionados (em caixa-arquivo), com vistas a aguardarem os prazos de guarda e a destinação final.

 

§ 1º A transferência dos documentos deverá ser formalizada por meio da Guia de Transferência de Documentos (GTD) – Anexo nº 4.

 

§ 2º A transferência de documentos especiais, no que diz respeito ao acondicionamento, deverá ser realizada observando-se as especificidades dos documentos e em conformidade com as orientações divulgadas pelas unidades de arquivo.

 

Art. 22. Os documentos deverão ser recolhidos à unidade de arquivo, devidamente organizados, identificados, classificados (de acordo com o Plano de Classificação de Documentos do MPAL) e acondicionados (em caixa-arquivo), com vistas à preservação.

 

Parágrafo Único. O recolhimento dos documentos deverá ser formalizado por meio da Guia de Recolhimento de Documentos (GRD) – Anexo nº 5 e último.

 

Art. 23. O acesso ao acervo permanente será permitido a qualquer cidadão, para fins de pesquisa, estudo e visita in loco.

 

Art. 24. O acervo permanente será consultado, exclusivamente, nas dependências da unidade de arquivo.

 

Art. 25. Não será permitido retirar do acervo permanente qualquer documento, sendo, porém, franqueadas a consulta mediante solicitação e obtenção de cópia reprográfica, ressarcidas as despesas recorrentes pelo interessado.

 

 

CAPÍTULO VI

 

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

 

Art. 26. Este ato entra em vigor na data de sua publicação.

 

Art. 27. O disposto neste ato aplica-se aos documentos de arquivo em suporte físico e eletrônico.

 

 

Maceió, 22 de março de 2018

 

 

ALFREDO GASPAR DE MENDONÇA NETO

Procurador-Geral de Justiça

 

ANEXO 1 LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (LED)

 

 

MINISTÉRIO PÚBLICO

DO ESTADO DE ALAGOAS

 

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (LED) ……/ano.

UNIDADE: ………………………………………………

FOLHA nº 1 de ……

 

CÓDIGO

 

ASSUNTO

DATAS- LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS

QUANTIFICAÇÃO

ESPECIFICAÇÃO

 

 

 

 

metro linear

 

 

 

 

 

 

 

TOTAL

 

 

 

 

 

Conta(s) do(s) exercício(s) de:

 

Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em:

Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)

 

 

 

 

 

 

 

Maceió-AL, __/__/___

 

 

CHEFE DA UNIDADE RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO

 

Maceió-AL-DF, __/__/___

 

 

PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Maceió-AL, __/__/___

AUTORIZO: _______________________________________

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

 

 

ANEXO 2 EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (ECED)

 

 

 

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Nº _______/______

 

O(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD, designado(a) pela Portaria nº _____, de __________, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos/LED nº _____/_____, faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado (DOE), se não houver oposição, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD eliminará _____ metros lineares de documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de ___ a ____, integrantes do acervo do Ministério Público do Estado de Alagoas/MPAL.

 

Referida LED está disponível no seguinte endereço eletrônico www.mpal.mp.br.

 

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD do MPAL, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

 

Maceió – AL,______de___________________de 20XX.

 

_______________________________________________________________

Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 3 TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TED)

 

 

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

 

 

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _____, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD, de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos/LED nº _____/____ e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº ____/_____, publicado no Diário Oficial do Estado, de ___ de ________ de _____, procedeu à eliminação de ____ metros lineares de documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de _____ a _____, integrantes do acervo do Ministério Público do Estado de Alagoas/MPAL.

 

Referida LED encontra-se disponível no seguinte endereço eletrônico www.mpal.mp.br.

 

_______________________________________________________________

Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

 

 

 

_______________________________________________________________

Servidor responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 4 GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS (GTD)

 

GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS (GTD)

 

Remetente:

Destinatário:

 

Caixa

Código/Descritor/Especificação do documento/Interessados

Período

Outros Dados

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Encaminhamento:

 

Data: ___/___/20__. __________________________________

Assinatura

Recebimento:

 

Data: ___/___/20__. __________________________________

Assinatura

 

 

ANEXO 5 GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS (GRD)

 

GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS (GRD)

 

Documentos recolhidos

 

 

Unidade: _________________________________________________________

Gêneros Documentais

( ) textuais

( ) sonoros

( ) cartográficos

( ) iconográficos

( ) filmográficos

( ) micrográficos

( ) informáticos

Tipo e nº das unidades de acondicionamento

Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento

Datas-limite

Observações

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data: ___/___/20__.

 

__________________________________

Assinatura

Data: ___/___/20__.

 

__________________________________

Assinatura Unidade destinatária

 

Conselho Nacional do Ministério Público Conselho Nacional dos Procuradores Gerais Associação Nacional dos Membros do Ministério Público Colégio de Diretores de Escolas dos Ministérios Públicos do Brasil Conselho Nacional dos Ouvidores do Ministério Público Associação do Ministério Público de Alagoas Tribunal de Justiça de Alagoas